На старте проекта легко потерять день. Avid Solutions сообщила, что сократила срок онбординга новых клиентов на 25% и число ошибок в ручных процессах управления проектами на 10%. Компания автоматизировала повторяющиеся действия с помощью IBM watsonx Orchestrate. Речь идёт о консалтинговой команде, которая занимается исследованиями в сельском хозяйстве и продовольственных системах.
Для клиента онбординг обычно выглядит просто: договориться о старте, передать документы, получить первые результаты. Внутри компании за этим стоит длинная цепочка писем, файлов, задач и согласований. Если сотрудник пропустил письмо или прикрепил документ не в ту папку, задерживается весь проект.
Где терялось время
В Avid Solutions сотрудники вручную разбирали входящие письма, заводили документы в облачное хранилище и передавали данные коллегам. Эти действия повторялись при каждом новом проекте. Компания назвала онбординг, управление проектами и отчёты по расходам важными, но затратными процессами.
Команда настроила систему так, чтобы она следила за письмами с заданными признаками. Когда приходит сообщение с нужной темой и вложением, система направляет файл в указанное хранилище. Ручной перенос одного и того же документа между почтой и папками больше не нужен.
Это не отменяет участие человека. Он по-прежнему решает, какие данные нужны проекту, проверяет нестандартные случаи и общается с заказчиком. Зато на однотипных шагах остаётся меньше поводов для ошибки.
Что изменилось после запуска
По данным IBM, срок онбординга новых клиентов у Avid Solutions сократился на четверть. Ошибок, связанных с ручным управлением проектами, стало на десять процентов меньше. Руководитель компании также отметил, что сотрудники стали быстрее отвечать на обращения клиентов.
Для малого бизнеса автоматизация онбординга клиентов не требует сразу перестраивать всю работу. Полезно выбрать один повторяемый маршрут, где документы ходят между почтой, таблицей и папкой. Например, заявку на запуск проекта.
Сначала команда описывает, какие письма и вложения нужны на каждом шаге. Затем определяет, кто проверяет данные и куда попадает готовый файл. ИИ можно подключать после этого: он разбирает типовые сообщения, напоминает о незавершённом шаге и передаёт задачу сотруднику, если случай не подходит под правило.
Такой порядок помогает увидеть эффект без догадок. Можно сравнить срок от первого письма до старта проекта, число возвращённых документов и количество обращений, которые команда обработала без ручного переноса данных. Для продаж это особенно полезно: ИИ для продаж сможет работать с актуальными сведениями о клиенте, а менеджер увидит, где нужен личный разговор.